Приёмка товара в магазине: порядок, документы и как избежать пересорта
Приёмка товара — момент, где магазин теряет или сохраняет деньги. Пересорт, недовес, брак и «недокладка» поставщика всплывают именно здесь. Разберём порядок приёмки, документы и то, как фотофиксация закрывает споры с поставщиком.
Что такое приёмка товара
Приёмка — это проверка поступившего товара на соответствие сопроводительным документам по количеству и по качеству. Задача — принять ровно то, что заказано и оплачено, и зафиксировать любые расхождения до того, как товар «растворится» на полках.
Порядок приёмки: количество и качество
По количеству: сверяем фактическое количество мест и единиц с накладной. Считаем, а не «доверяем пломбе».
По качеству: проверяем срок годности, целостность упаковки, температурный режим (для скоропорта), внешний вид, соответствие артикулов.
Практичная последовательность:
- Проверить сопроводительные документы (накладная, сертификаты).
- Пересчитать по местам и вскрыть выборочно (или полностью для критичных категорий).
- Сверить артикулы и сроки годности.
- Зафиксировать расхождения — с фото.
- Оформить приёмку или акт о расхождении.
Документы
Базовый комплект — товарная накладная (или УПД). При расхождениях составляется акт (например, ТОРГ-2): в нём фиксируется, что и на сколько не сошлось. Именно акт с доказательствами — основание для претензии поставщику.
Как избежать пересорта и недостач
- Не принимайте «на доверии». Пересорт чаще всего проходит там, где не пересчитывают.
- Фотографируйте расхождения сразу. Фото брака, недовеза, повреждённой упаковки — ваш аргумент в споре.
- Фиксируйте время и ответственного. Кто принимал и когда — чтобы вопросы были адресными.
- Стандартизируйте процесс. Чек-лист приёмки убирает «забыл проверить срок годности».
Чек-лист приёмщика
- Документы на месте, данные совпадают с заказом;
- количество мест сверено с накладной;
- артикулы и сроки годности проверены;
- температурный режим соблюдён (скоропорт);
- упаковка цела, брака нет;
- расхождения сфотографированы и внесены в акт.
Сезонность спроса
Интерес к теме приёмки товара заметно растёт осенью (сентябрь–ноябрь) — сезон обновления ассортимента и найма линейного персонала в ритейле. Если вы обучаете приёмщиков, готовьте материалы и стандарты к концу лета.
Приёмка без бумажных актов
Бумажная приёмка держится на честности и памяти. Цифровая — на доказательствах. В Видно приёмка товара — это чек-лист, где «сумма» и «число» соседствуют с «фото»: приёмщик прикладывает снимок расхождения с камеры (с датой, временем и геометкой), а руководитель видит проблему сразу, без пересылки фото в мессенджерах.
По теме ритейла: выкладка товара: правила и планограммы и как составить рабочий чек-лист.