Инвентаризация в магазине: как провести, сроки и что делать с недостачей

Инвентаризация — это сверка фактических остатков товара с учётными данными. Для магазина это способ увидеть реальную картину: сколько товара есть на самом деле, где недостача, а где пересортица. Разберём порядок проведения, сроки и что делать с расхождениями — с точки зрения операционки, а не бухгалтерской теории.

Зачем нужна инвентаризация

Учётная система показывает, сколько товара должно быть. Инвентаризация показывает, сколько его есть. Разница — это недостачи (кражи, списания, ошибки приёмки) и излишки (пересорт, неучтённые поступления). Без регулярной сверки эти расхождения копятся и превращаются в убыток.

Виды инвентаризации

• Плановая — по графику (например, раз в месяц или квартал).
• Внеплановая — при смене материально ответственного лица, после ЧП, по подозрению.
• Выборочная — по отдельным категориям или зонам, без полной остановки.

Порядок проведения по шагам

1. Подготовка. Издать приказ, назначить комиссию, зафиксировать остатки в учёте на момент старта.
2. Подсчёт. Пересчитать фактический товар по местам хранения и зонам.
3. Фиксация. Внести данные в инвентаризационную опись.
4. Сверка. Сопоставить факт с учётом, выявить расхождения.
5. Оформление результатов. Составить сличительную ведомость, оформить недостачи и излишки.
6. Разбор. Найти причины расхождений и устранить их.

Сроки и периодичность

Периодичность зависит от оборота и категории товара: ходовой и дорогой товар считают чаще. Обязательная инвентаризация проводится перед годовой отчётностью и при смене ответственного. Главное — регулярность: редкие проверки не дают понять, где именно возникает недостача.

Что делать с недостачей

• Разобрать причину: ошибка приёмки, списание, пересорт, хищение.
• Проверить, не связана ли недостача с некорректной приёмкой товара — часть «недостач» рождается ещё на входе.
• Зафиксировать результат и принять меры (регламент, контроль зон риска).

Чек-лист инвентаризации

• приказ издан, комиссия назначена;
• остатки в учёте зафиксированы на старте;
• товар пересчитан по всем зонам;
• опись заполнена, расхождения выявлены;
• сличительная ведомость оформлена;
• причины недостач/излишков разобраны.

Меньше расхождений — с контролем на входе

Значительная часть недостач — это не кражи, а ошибки процессов: недоприняли, не так выложили, потеряли на складе. Когда приёмка и выкладка идут по чек-листам с фотофиксацией, расхождений на инвентаризации становится меньше.

В Видно эти процессы стандартизируются: приёмка и проверки зон — чек-листы с фото, временем и геометкой, а руководитель видит все точки в одной панели.